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Gesprächsaufzeichnungen nutzen, um Vereinbarungen festzuhalten

Veröffentlicht in Kundenkontakt

Wir werden regelmäßig gefragt, ob die Aufnahmen, die mit unserer Gesprächsaufzeichnungsfunktion gemacht werden, als Beweismittel vor Gericht gültig sind.

Gesprächsaufzeichnungen nutzen, um Vereinbarungen festzuhalten

Wir werden regelmäßig gefragt, ob die Aufnahmen, die mit unserer Gesprächsaufzeichnungsfunktion gemacht werden, als Beweismittel vor Gericht gültig sind.

Noch wichtiger als eine ausschließlich juristische Antwort auf diese Frage – die Sie übrigens am besten von Ihrem Anwalt bekommen – ist, dass eine kluge Nutzung von Gesprächsaufzeichnungen in vielen Fällen sogar einen zeitintensiven und teuren Gang vor Gericht vermeiden kann. 

Wir haben alle schon mal erlebt, dass wir mündlich getroffene Vereinbarungen unterschiedlich in Erinnerung haben. Oft geht es dabei nur um kleine Abweichungen in der Interpretation oder vielleicht übersieht man auch ein Detail, das für die andere Partei gerade sehr wichtig ist. 

Manchmal kann so eine Meinungsverschiedenheit darüber, was genau vereinbart wurde, aber auch groß sein und weitreichende Folgen haben. 

In solch einem Fall hilft es, wenn die Vereinbarung auf eine Art und Weise direkt und eindeutig festgehalten wurden, die für beide Parteien nachvollziehbar und akzeptabel ist. Die Gesprächsaufzeichnung erfüllt bei telefonisch getroffenen Vereinbarungen genau diese Funktion.  

Wir geben Ihnen im Folgenden 3 Tipps, wie Sie Ihre Gesprächsaufzeichnungen auf effektive Weise nutzen und damit den Gang vor Gericht vermeiden können. 

1. Kündigen Sie die Aufnahme vorher an

Teilen Sie dem Anrufer immer zu Beginn eines Telefonats mit, dass und zu welchem Zweck das Gespräch aufgenommen wird. Dazu können Sie diese Mitteilung einfach in den Text Ihrer Begrüßungsansage aufnehmen. 

So sorgen Sie dafür, dass sowohl Ihr Anrufer als auch Sie selbst nichts versprechen, an das man später lieber nicht mehr erinnert oder auf das man nicht festgelegt werden möchte. 

Es ist natürlich wichtig, dass Sie die Aufnahmen anschließend nicht für andere Zwecke nutzen als die, die Sie in Ihrer Begrüßungsansage angeben. 

2. Legen Sie fest, dass die Aufnahme eine korrekte Wiedergabe der Vereinbarung ist

Indem Sie ausdrücklich mündlich vereinbaren, dass die Aufnahme eine korrekte Wiedergabe der getroffenen Vereinbarung ist, vermeiden Sie spätere Diskussionen darüber. 

Zu diesem Zweck können Sie beispielsweise einfach Folgendes zu Ihrem Anrufer sagen: 

„Wie Sie wissen, wird dieses Gespräch aufgezeichnet. Sind Sie damit einverstanden, dass wir diese Aufnahme speichern, damit später klar ist, was wir vereinbart haben?“

Wenn der Anrufer dies bestätigt, erklären Sie nochmals, dass Sie das Gespräch speichern werden. 

Damit haben Sie eine Situation geschaffen, in der beide Parteien in Bezug auf die getroffenen Vereinbarungen ganz beruhigt sein können, weil sie wissen, dass die Absprachen auf der Aufnahme festgehalten sind.  

3. Verwenden Sie die Aufnahme, um zu deeskalieren

Wenn Sie die ersten beiden Tipps beherzigen, werden Sie feststellen, dass die Zahl der Meinungsverschiedenheiten über getroffene Vereinbarungen drastisch sinkt. Trotzdem kann es natürlich gelegentlich zu einer Situation kommen, in der Ihr Kunde und Sie sich uneinig sind und Sie sich beide an etwas Unterschiedliches erinnern. 

Treiben Sie die Situation in solch einem Fall nicht auf die Spitze, indem Sie Bemerkungen machen wie: „Ich habe Recht und das kann durch die Aufnahme beweisen.“ Ihr Kunde wird sich dann schnell angegriffen fühlen und eher probieren wollen, Ihnen nachzuweisen, dass Sie im Unrecht sind. Dadurch werden Sie einer Lösung für diese Meinungsverschiedenheit bestimmt nicht näher kommen. 

Besser ist es, wenn Sie dem Kunden vorschlagen, sich die Aufnahme gemeinsam anzuhören, damit Sie anschließend auf der Grundlage der getroffenen Vereinbarung oder eventuell einer neuen Übereinkunft weiterkommen. 

Es geht schließlich nicht darum, wer von beiden Recht hat!

Noch heute zu beginnen kostet Sie nichts

Als Kunde von Belfabriek können Sie noch heute mit der Aufnahme von Gesprächen beginnen: Mit unserem Gesprächsaufzeichnungs-Starterpaket kostet Sie das nichts!

Sie haben anschließend die Möglichkeit, all Ihre Gespräche aufzuzeichnen, und zwar ohne Einschränkungen in Bezug auf Zahl und Länge der Aufnahmen. Mithilfe des Online-Bedienfelds von Belfabriek können Sie die Gespräche später erneut anhören. 

Haben Sie noch Fragen oder möchten Sie mehr Informationen? Nehmen Sie unverbindlich Kontakt mit unserem Kundenservice auf.

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