Wie kann ich eine Telefonanlage programmieren?

Immer mehr Unternehmen sind von dem Mehrwert und der umfangreichen Funktionalität der VoIP-Telefonie überzeugt und wollen ihr Unternehmen auf diese Telekommunikationstechnologie umstellen. Allerdings scheint es oft schwierig, eine solche Telefonzentrale in deinem Unternehmen tatsächlich einzuführen. Mit der folgenden Übersicht möchten wir dir auf deinem Weg helfen.

Der Typ der Telefonanlage

Bevor du mit der Anpassung deiner Firmentelefonie beginnst, lohnt es sich, zusammenzufassen, was deine und die Bedürfnisse deines Unternehmens sind und ob du dich deshalb für eine physische Telefonzentrale im Unternehmen oder für eine virtuelle Telefonzentrale in der Cloud entscheidest. Diese Entscheidung kann große Auswirkungen auf die Investition von Zeit und Geld haben, hängt aber auch davon ab, wie viel Fachwissen du über VoIP-Telefonie im Haus hast.

Physische Telefonzentrale in deinem Unternehmen

Bei einer physischen Telefonzentrale bist du (größtenteils) für die Installation und den Anschluss verantwortlich und musst viele Faktoren in Betracht ziehen.

Schritt 1: Anzahl der Telefone

Es ist am besten, wenn du die Anzahl der Telefone, die du brauchst, im Voraus auflistest. Wie viele Nutzer willst du mit dem Telefonnetz verbinden? Über welche Geräte werden sich diese Nutzer/innen verbinden? Das ist wichtig, wenn du das VoIP-System nutzen willst. Du musst nicht nur auswählen, welche Geräte du für deine Mitarbeiter/innen anschaffen willst, sondern du musst auch den Überblick darüber behalten, welches Gerät auf welchem Schreibtisch steht oder welchem Mitarbeiter/in welches Gerät zugewiesen ist.

Schritt 2 : Installation des Servers für die Telefonzentrale

Der Server, auf dem deine Telefonsoftware läuft und der die Verbindung zwischen deinem internen Telefonnetz und dem Internet oder deinem Anbieter herstellt, ist das Herzstück deiner Telefonanlage. Du stellst nicht nur die Verbindung zu deinem Router her, basierend auf der Übersicht, die du im vorherigen Schritt erhalten hast, sondern auch alle Verbindungen innerhalb des Unternehmens. Du musst dann die Software auswählen, die du für deine Kommunikation nutzen möchtest, sie auf deinem Server installieren und nach deinen Wünschen konfigurieren. Biete auch einen SIP-Trunk an, um Kontakte zu verbinden, die nicht über VoIP verfügen, oder stelle eine Verbindung zu einem SIP-Anbieter her.

Schritt 3: Konfiguriere die Geräte

Anhand der Übersicht über die vorhandenen Geräte, ihre Platzierung bei den verschiedenen Benutzern und der von dir getroffenen Auswahl an internen Rufgruppen, zugewiesenen Nummern und der Anzahl der verfügbaren Leitungen kannst du nun mit der Konfiguration der Geräte beginnen und sie korrekt an deine Telefonanlage anschließen. Vergewissere dich immer, dass die richtige Nummer mit dem entsprechenden Benutzer verknüpft ist und dass sie ggf. der entsprechenden Ringgruppe zugewiesen ist. Wenn du auch die Möglichkeit hast, dich über ein Mobiltelefon, ein Tablet oder einen Laptop mit deiner VoIP-Zentrale zu verbinden, stelle sicher, dass die erforderlichen Clients auf diesen Geräten installiert sind und vom Server erkannt werden.

Schritt 4: Immer am Puls der Zeit bleiben

Wenn alle vorherigen Schritte gut gelaufen sind, kannst du jetzt mit deiner neuen Telefonzentrale arbeiten. Bedenke aber, dass dein Unternehmen nicht statisch ist und dass sich deine Bedürfnisse im Laufe der Zeit ändern können. Stelle sicher, dass du die nötigen Möglichkeiten hast, um zusätzliche Geräte anzuschließen, Änderungen an der Verteilung vorzunehmen und deine Software und Clients regelmäßig zu aktualisieren. Und natürlich solltest du ein ausreichendes Budget dafür vorsehen, damit du keine Überraschungen erlebst.

Eine gehostete Telefonzentrale in der Cloud

Wenn dir die Installation einer physischen Telefonanlage zu kompliziert erscheint, könnte eine VoIP-Telefonanlage die ideale Lösung für dich sein.

Schritt 1: Dein Bedarf

Es gibt nicht nur eine Telefonzentrale, die die Bedürfnisse aller Unternehmen erfüllt. Deshalb ist die Wahl deiner Telefonanlage eine individuelle Aufgabe. Zum Glück ist eine cloudbasierte Telefonzentrale die skalierbarste und flexibelste Lösung, die du dir wünschen kannst. Auch hier ist es wichtig, dass du genau angibst, wie viele Geräte du brauchst, mit welchen Geräten sich die Nutzer/innen verbinden werden und welche Optionen du innerhalb deines Unternehmens nutzen möchtest.

Schritt 2: Installation der Telefonzentrale

Mit einer gehosteten Telefonzentrale musst du dich nicht um einen physischen Server oder die Installation von Software kümmern. Dein Anbieter kümmert sich um diese Arbeit und liefert ein komplettes Paket, das auf den in Schritt 1 beschriebenen Bedürfnissen basiert.

Schritt 3: Konfiguration

Mit einem gehosteten Exchange musst du dich nicht um die Konfiguration der Geräte oder des Servers kümmern. Dein Anbieter sorgt dafür, dass du innerhalb kürzester Zeit vorkonfigurierte Geräte erhältst, die beim Anschluss automatisch und korrekt in deine Online-Telefonzentrale integriert werden. Du erhältst auch die richtige App für die Verbindung mit deinem Handy, Tablet oder Laptop, damit du nach der Installation sofort mit der Arbeit beginnen kannst.

Schritt 4: Behalte den Überblick

Dein Anbieter sorgt dafür, dass du jederzeit optimal erreichbar bist. Du musst dich nicht um Software-Updates kümmern, denn diese werden automatisch online installiert. Die Wartung einer physischen Telefonzentrale ist nicht notwendig, da es keine gibt. Und willst du selbst den Überblick über die Einstellungen deiner Telefonzentrale behalten? Das kannst du ganz einfach über das Webportal oder die dazugehörige App tun.

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